Muchos de nuestros clientes de mantenimiento informático se preguntan qué es Microsoft SharePoint y en el fondo, muy pocas personas saben contestar correctamente a esa pregunta.
La respuesta es mucho más sencilla de lo que parece, simplemente consiste en una herramienta que permite crear espacios de trabajo en los que compartir documentos, información, noticias y listas de tareas entre diferentes personas de una o varias empresas.
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¿Para qué sirve Sharepoint?
Sharepoint permite crear una página web accesible desde cualquier lugar en la que compartir documentos e información entre diferentes personas.
Si bien puedes compartir información con tus compañeros como noticias, tareas pendientes, fechas límites para tus proyectos, etc… la función principal que tiene es la de gestor documental. Donde podrás almacenar ficheros y compartirlos con las personas que sean necesarias, tanto internas como externas a su empresa, asignándole fácilmente a cada persona los permisos adecuados de lectura, edición y borrado pertinentes.
¿Cómo conseguir Sharepoint?
Esta herramienta está disponible al público en dos formatos completamente diferentes.
Microsoft Sharepoint Server 2019
Se trata de la última versión de Sharepoint Server sucesora de las versiones de Sharepoint 2016, Sharepoint 2013, etc..
La principal particularidad de este formato es que requiere la instalación de la herramienta en tus propios servidores por lo que tanto a nivel de coste, como del nivel técnico necesario para su implementación es relativamente elevado.
Sharepoint en Microsoft 365 (Antes llamado Office 365)
Realmente se trata de la misma herramienta pero con la particularidad de ser un servicio basado en la nube y que por lo tanto se encuentra hospedado en las instalaciones informáticas de Microsoft, y es este el responsable de su correcto funcionamiento.
El servicio de SharePoint se puede contratar de forma independiente pero para nosotros, la mejor opción para disponer de este servicio es a través de las suscripciones de Microsoft 365 (Antes conocido como Office 365) ya que Sharpoint Online se encuentra incluido con las suscripciones de Microsoft 365 Empresa Básico y Microsoft 365 Empresa Estándar por lo que tanto su coste como su implementación son realmente interesantes.
Onedrive o Sharepoint
Aunque las herramientas de Microsoft 365 son posiblemente las herramientas de colaboración empresarial con mejor relación calidad precio, hay que reconocer que muchas veces disponer de varias herramientas para realizar tareas similares puede resultar confuso para el usuario final.
En un resumen muy rápido, se podría decir que Onedrive es un espacio de almacenamiento PERSONAL para cada cuenta de Microsoft mientras que Sharepoint Online es un espacio de almacenamiento CORPORATIVO compartido con todas las cuentas de Microsoft 365 de la empresa.
No obstante, desde ambos espacios de trabajo se pueden compartir documentos tanto con el resto del personal interno como con personas ajenas a la empresa. De ahí que genere tanta confusión.
Ambos servicios permiten la sincronización de dichos documentos en cualquier dispositivo Windows, Mac OS, iOS y Android.
